Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft 365: Vier Labels, die Dir viel Ärger ersparen
Gibt’s eine Möglichkeit, dass ein vertrauliches Dokument auch dann geschützt bleibt, wenn es versehentlich per Mail rausgeht oder auf einem USB-Stick landet? Gibt’s doch, und die meisten Unternehmen haben sie mit ihrer Microsoft-365-Lizenz sogar schon bezahlt.
Die Rede ist von Vertraulichkeitsbezeichnungen, im Microsoft-Sprech auch „Sensitivity Labels“. Ein Label zeigt, wie vertraulich ein Dokument oder eine E-Mail ist, und es klebt an der Datei, egal ob sie kopiert, weitergeleitet oder irgendwo anders gespeichert wird. Ein bisschen wie der Stempel „Persönlich“ auf einem Briefumschlag, mit dem Unterschied, dass dieser Stempel im Zweifel auch tatsächlich verhindert, dass der Falsche den Brief öffnet.
Die vier Labels im Überblick
Bei unseren Kunden richten wir in der Regel vier Stufen ein, sortiert von wenig nach viel Schutz:
| Label | Wann verwenden? | Was passiert? |
|---|---|---|
| Öffentlich | Alles, was jeder lesen darf, z. B. Infoblätter oder Preislisten für Kunden. | Nichts, keine Einschränkung. |
| Intern | Ganz normale Arbeitsunterlagen. | Nur Kennzeichnung, keine technische Sperre. |
| Kein Copilot | Inhalte, die Copilot nicht verwenden soll, z. B. Personalunterlagen. | Copilot findet und nutzt den Inhalt nicht. Ansonsten normal nutzbar. |
| Streng vertraulich – intern | Hochsensibles, das Dein Unternehmen nie verlassen darf. | Datei wird verschlüsselt. Nur Kolleginnen und Kollegen können sie öffnen. |
Sortiert von wenig Schutz (oben) nach viel Schutz (unten). Der farbige Balken wird mit jeder Stufe dunkler.
In vielen Umgebungen sind Standards hinterlegt, zum Beispiel bekommen neue Dokumente automatisch Intern und neue E-Mails Öffentlich. Du musst also nicht jede Datei selbst anfassen, sondern änderst das Label nur, wenn ein Inhalt besonders geschützt werden soll.
So vergibst Du ein Label
In Word, Excel und PowerPoint öffnest Du das Dokument, klickst im Menüband auf „Vertraulichkeit“ und wählst das passende Label. Wenn Du mit der Maus drüberfährst, bekommst Du eine kurze Erklärung. In Outlook funktioniert das genauso beim Verfassen einer neuen Mail.
Höherstufen geht jederzeit ohne Rückfrage. Wenn Du ein Label herabstufst, also zum Beispiel von Streng vertraulich – intern auf Intern, fragt das Programm nach einer kurzen Begründung. Das ist kein Fehler, die Änderung wird protokolliert, damit später nachvollziehbar bleibt, warum ein Schutz entfernt wurde. Wer sich vertan hat, schreibt einfach „falsch gewählt“ rein.
Was „Streng vertraulich – intern“ im Alltag bedeutet
Hier lohnt sich ein genauerer Blick, denn dieses Label hat Konsequenzen. Beim Öffnen prüft Microsoft, ob Du mit einem Konto Deines Unternehmens angemeldet bist, und nur dann wird der Inhalt angezeigt.
Für Deine Kollegen ändert sich praktisch nichts, die Datei öffnet sich wie gewohnt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder im Browser, eventuell nach einer einmaligen Anmeldung. Externe dagegen bleiben draußen, egal ob die Datei per Mail, Freigabelink oder USB-Stick bei ihnen landet. Auch eine E-Mail mit diesem Label können externe Empfänger nicht lesen.
Zwei Stolpersteine solltest Du kennen: PDFs mit diesem Label zeigen in SharePoint oder OneDrive im Browser keine Vorschau, die öffnest Du stattdessen in Microsoft Edge oder Adobe Acrobat Reader. Und Copilot kann den Inhalt für Dich weiterhin nutzen, weil Du ja berechtigt bist. Wer das nicht möchte, wählt Kein Copilot.
Muss eine solche Datei doch mal nach außen, prüfst Du zuerst, ob die Weitergabe wirklich erlaubt ist, im Zweifel bei Deinem Vorgesetzten. Dann änderst Du das Label auf Intern oder Öffentlich, gibst die Begründung ein und verschickst die Datei erst danach.
Meine Faustregel: Streng vertraulich – intern nur für Unterlagen, die Dein Unternehmen nie verlassen sollen. Alles, was regelmäßig mit Kunden, Lieferanten oder Beratern geteilt wird, bekommt ein anderes Label. Sonst baust Du Dir selbst eine Mauer, über die Du jeden zweiten Tag klettern musst.
Häufige Fragen aus der Praxis
Was passiert mit bestehenden Dateien? Zunächst gar nichts. Ist ein Standard-Label hinterlegt, bekommen Dokumente ohne Label dieses, sobald Du sie das nächste Mal in Word, Excel oder PowerPoint bearbeitest.
Der Button „Vertraulichkeit“ fehlt? Office-Programm schließen und neu starten. Nach der Einrichtung kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Labels überall auftauchen.
Und nein, Öffentlich bei E-Mails heißt nicht, dass Deine Mail irgendwo veröffentlicht wird. Es bedeutet nur, dass sie keine Einschränkung hat und jeder Empfänger sie lesen kann, so wie bisher auch.
Warum sich das gerade jetzt lohnt
Spätestens seit Copilot in vielen Unternehmen Einzug hält, ist die Frage, wer welche Daten sehen darf, kein Nischenthema mehr. Copilot findet alles, worauf Du Zugriff hast, auch die Gehaltsliste, die seit drei Jahren in einem falsch freigegebenen Ordner liegt. Labels sind eine der einfachsten Stellschrauben, um da Ordnung reinzubringen, und sie kosten in den meisten Lizenzen keinen Cent extra.
Wenn Du wissen willst, ob Labels in Eurer Umgebung schon sinnvoll eingerichtet sind oder wie man sie ohne großes Gedöns einführt: Melde Dich gerne bei uns, unter 02173 99 356 55 oder per Mail an info@fusion-it.services.
