Was ein IT-Systemhaus in Langenfeld in dieser Zeit gelernt hat

Vier Jahre am Stück in einem Unternehmen: Das hatte ich mit meinen mittlerweile 45 Jahren vorher noch nie geschafft. Irgendwann war immer irgendetwas, das mir den Spaß an der Arbeit so gründlich verleidet hat, dass ich weitergezogen bin. Bei der Fusion IT ist das bisher ausgeblieben, und weil vier Jahre ein guter Moment für eine ehrliche Zwischenbilanz sind, bekommen Sie hier den Rückblick statt der Hochglanzversion. Sie lesen, wie aus einem Stufenplan in einer internen IT-Abteilung ein eigenständiges IT-Systemhaus in Langenfeld wurde, was gut gelaufen ist, welche drei Fehler wir uns geleistet haben und was sich ab September bei uns ändert. Und falls Sie gerade selbst einen IT-Dienstleister im Rheinland suchen, nehmen Sie aus unseren Fehlern ein paar Fragen mit, die Sie jedem Anbieter stellen sollten, uns eingeschlossen.

Wie die Fusion IT entstand: Aus einem Stufenplan wurde eine Gründung

Die Idee entstand vor fünf Jahren gemeinsam mit Alex, heute mein Co-Geschäftsführer, aus einer ziemlich nüchternen Anforderung unseres damaligen Arbeitgebers, eines Projektentwicklers. Wir sollten eine Zukunftsplanung vorlegen, wie die IT künftig aufgestellt sein müsste.

Herausgekommen ist ein Plan mit vier Stufen, in dem die interne IT Schritt für Schritt Aufgaben übernimmt, die bis dahin außer Haus lagen, bei besserer Leistung und spürbar niedrigeren Kosten. Stufe vier war die Ausgründung, so wie es zuvor auch mit anderen Unternehmenszweigen gelaufen war.

Die Stufen eins bis drei sorgten im Board für große Begeisterung. Stufe vier landete eher in der Schublade „haha, lustig“, sie war von uns allerdings ernst gemeint. Die ersten drei Stufen haben wir dann umgesetzt, schneller und besser, als es im Plan stand. Wie gut der Plan war, hat sich in den Jahren danach gezeigt, als wir die IT dort von Grund auf neu aufgebaut hatten und am Ende 34.000 € pro Monat weniger anfielen, für besseren Service und massive Reduktion von Fehlern

Schritt 4 haben wir dann auf eigene Faust durchgeführt: Die Gründung und ein Jahr später der Markteintritt, und zwar ohne einen einzigen Kunden und ohne Kontakte in die Kreise, in denen solche Aufträge üblicherweise vergeben werden.

Vier Jahre Fusion IT: Was gut gelaufen ist

Das Kundenwachstum ging schneller, als wir es kalkuliert hatten. Heute betreuen wir mehr als 80 Kunden in Langenfeld, Düsseldorf, dem übrigen Rheinland und darüber hinaus, und bis heute hat uns kein einziger Vertragskunde verlassen. Von allen Zahlen, die man in so einem Rückblick nennen kann, ist mir diese die liebste, weil man sie mit Marketing nicht herstellen kann.

2024 kam die Prüfung nach DIN SPEC 27076 dazu, dem Standard für IT-Sicherheitsberatung in kleinen und Kleinstunternehmen.

2025 sind wir in ein neues Büro gezogen, geplant bis ins Detail, über Wochen vorbereitet und durchgezogen an einem einzigen Umzugstag. Ein IT-Dienstleister, dessen eigener Umzug im Kuddelmuddel endet, sollte danach niemandem mehr Ratschläge zur Projektplanung geben.

Am meisten freut mich allerdings die Truppe, die wir unter unserem Banner versammeln durften. Wir sind heute acht Leute, und der Geist, der uns mittlerweile eint, lässt sich in keinem Organigramm abbilden und in keiner Stellenanzeige versprechen.

Zwei Geschäftsführer, eine Richtung

Ich freue mich, dass ich nach vier Jahren immer noch so harmonisch mit Alex zusammenarbeite. Einig sind wir uns längst nicht immer, aber unsere Zusammenarbeit ist von absoluter Fairness geprägt, und am Ende entscheidet, was dem Unternehmen nützt, und nicht, wer recht behält. Bisher haben wir so jede Herausforderung weggeräumt bekommen. Für Sie als Kunde ist das relevanter, als es klingt: Wo sich zwei Geschäftsführer gegenseitig blockieren, dauern Entscheidungen länger, und diese Verzögerung merken Sie irgendwann an Ihrem eigenen Ticket.

Die drei Fehler der ersten vier Jahre

Über Misserfolge schreibt man in solchen Rückblicken üblicherweise nicht. Ich halte das für schade, weil aus einer reinen Erfolgsliste niemand etwas lernen kann, Sie als Leser am allerwenigsten.

Unser erster Firmenwagen hat vor allem die Werkstatt gefreut. Klar war er in der Anschaffung günstig, aber unterm Strich hat er uns mehr gekostet als das solidere Modell, das wir uns von Anfang an hätten holen sollen. Dieselbe Rechnung sehe ich regelmäßig bei Hardware: Der Rechner für 600 € ist ein prima Angebot, bis Ihre Kollegin jeden Morgen sieben Minuten auf den Start wartet. Bei 220 Arbeitstagen sind das rund 25 Stunden im Jahr, für die Sie Gehalt zahlen und nichts dafür bekommen.

Ein sehr unschöner Mitarbeiterabgang im vergangenen Jahr, bei dem wir viel früher konsequent hätten sein müssen. Die Anzeichen waren da, wir haben sie gesehen und trotzdem gehofft, dass sich das schon wieder einrenkt. Hat es nicht. Unangenehme Gespräche werden nicht angenehmer, wenn man sie liegen lässt. Das war ein klarer Lerneffekt für mich als Führungskraft.

Die Insolvenz eines Dienstleisters, dem wir naiverweise einen größeren Betrag in Vorkasse überwiesen hatten, für eine Leistung, die wir nie erhalten haben. Das Geld war weg, die Leistung mussten wir ein zweites Mal einkaufen, und unsere Planung stand erst einmal im Regen. Würden Sie einem Handwerker die komplette Badsanierung im Voraus überweisen, bevor die erste Fliese liegt? Genau das haben wir getan, nur eben in der IT-Variante.

Aus diesem Fehler ist bei uns eine feste Prüfroutine geworden, und die können Sie sich zunutze machen. Folgende Fragen können Sie jedem IT-Dienstleister stellen, uns eingeschlossen:

• Welche Leistungen erbringen Sie selbst und welche kaufen Sie zu? Was passiert bei uns, wenn einer Ihrer Vorlieferanten ausfällt?
• Welche Zahlungen wollen Sie im Voraus und wofür genau?
• Welche Kunden haben Sie in den letzten zwei Jahren verloren und aus welchem Grund?
• Wenn wir uns in drei Jahren trennen: Wem gehören dann Lizenzen, Dokumentation und Zugangsdaten, wie lange dauert die Übergabe an einen Nachfolger und was kostet sie?
• Wenn heute Nachmittag bei uns nichts mehr geht, wer nimmt dann ab und wie schnell haben wir eine erste Rückmeldung?

Wer darauf ausweichend antwortet, hat entweder keine Antwort oder keine gute. Beides ist ein guter Grund, sich weiter umzuschauen.

Digitale Transformation im Mittelstand: Vom Heilemacher zum Berater

Was wir im Alltag deutlich wahrnehmen: Unsere Kunden setzen verstärkt auf leichtgewichtige Cloud-Tools statt auf den einen großen Server im Keller. Daraus folgt zweierlei. Die Nachfrage nach klassischer Serverwartung geht zurück, und gleichzeitig steigt der Bedarf an Wissen über digitale Transformation deutlich an.

IT-Unternehmen werden dabei immer noch häufig als Heilemacher wahrgenommen. Etwas ist kaputt, jemand kommt vorbei, danach läuft es wieder. Das ist eine ziemlich passive Rolle, und sie in eine aktive Beratung zu drehen, ist unsere Aufgabe für die nächsten Jahre. Als zertifizierter INQA-Coach begleite ich solche Veränderungen ohnehin nicht rein technisch, weil in kleinen Betrieben die Frage, ob die Leute mitziehen, mindestens so schwer wiegt wie die Frage, welches Werkzeug es am Ende wird.

Warum sich das lohnt, rechnet man am besten einmal durch. Ein Beispiel aus dem Alltag: In einem Betrieb übertragen drei Mitarbeitende jeden Tag je eine halbe Stunde Daten von Hand aus einem System in ein anderes, weil die beiden Programme noch nie miteinander gesprochen haben. Bei 220 Arbeitstagen sind das 110 Stunden pro Person und Jahr, zusammen also 330 Stunden. Bei einem Vollkostensatz von 45 € je Stunde stehen 14.850 € im Jahr auf der Rechnung, für Arbeit, die niemand bestellt hat. Eine saubere Schnittstelle darf demnach rund 15.000 € kosten und hat sich nach gut einem Jahr bezahlt gemacht. Diese Werte dienen nur zur Orientierung, für Ihren Betrieb braucht es eine individuelle Rechnung, weil Stundensätze, Mengen und technische Voraussetzungen überall anders aussehen.

Wo Ihre eigenen Stellschrauben sitzen, verrät meist ein nüchterner Blick auf den Alltag. Folgende Fragen müssen Sie sich stellen:

• Welche Information tippt bei uns jemand ab, die an anderer Stelle längst digital vorliegt?
• Welcher Vorgang bleibt regelmäßig liegen, weil eine bestimmte Person im Urlaub ist?
• Wo führen wir wichtige Listen, im Kopf, in einer Excel-Datei oder in einem Werkzeug, das dafür gemacht ist?
• Welche Auswertung mit KI würde eine Entscheidung erleichtern, die wir bisher aus dem Bauch heraus treffen?

Vorträge und Webinare ab September: Wissen, das Sie sofort einsetzen können

Ab September bieten wir deshalb regelmäßig Vorträge, Webinare und weitere Formate an, in denen wir dieses Wissen weitergeben. Ein Teil davon läuft exklusiv für unsere Bestandskunden, ein anderer Teil steht allen offen, auch wenn Sie nie einen Vertrag mit uns unterschreiben werden.

Wir zeigen darin, was in der Digitalisierung heute schon möglich ist und welche Potenziale kleine Unternehmen liegen lassen, weil ihnen das Wissen oder schlicht der Startpunkt dafür fehlt. Wir wollen Anstöße geben und Sie ins Ausprobieren bringen, damit aus einer vagen Idee ein erster konkreter Schritt wird.

Unser klassisches Geschäft stirbt darüber nicht aus. Genau daraus beziehen wir ja unsere Kompetenz, weil wir in der täglichen Betreuung unserer Kunden sehen, wo es in der Praxis wirklich hakt und wie effizient in einem Betrieb gearbeitet werden kann. Dass wir Digitalisierung verständlich erklären können, liegt an einer Mischung, die man in dieser Form selten findet: Ich komme aus dem Kaufmännischen, Alex aus der Technik, und unsere Mannschaft bringt Fähigkeiten aus ganz verschiedenen Fachgebieten mit. Diese Interdisziplinarität sorgt dafür, dass am Ende ein Nutzen in Ihrem Betrieb ankommt und nicht bloß technisches Gedöns, das nur die IT selbst schön findet.

Der richtige IT-Partner für Ihr Unternehmen muss nicht die Fusion IT sein

Auch wenn Sie diesen Beitrag auf unserer eigenen Seite lesen, ist mir ein neutrales Bild wichtig. Wir sind acht Leute in Langenfeld und passen gut zu inhabergeführten kleinen und mittleren Unternehmen im Rheinland, die kurze Wege und einen festen Ansprechpartner schätzen. Wer einen beim Dienstleister selbst betriebenen Server und einen Servicedesk aus Indien für einen schmalen Taler sucht, ist bei einem größeren Haus womöglich besser aufgehoben, und wer den billigsten Stundensatz sucht, findet ihn ohnehin woanders. Vorsichtig wäre ich bei jedem Anbieter, der Ihnen im Erstgespräch das Blaue vom Himmel verspricht, denn in der IT ist selten etwas so einfach, wie es auf einer Folie aussieht.

Was nach vier Jahren bleibt

Aus einem Stufenplan für die interne IT eines Projektentwicklers ist ein eigenständiges IT-Systemhaus in Langenfeld geworden, das heute mehr als 80 Kunden betreut und bisher keinen Vertragskunden verloren hat. Bezahlt haben wir dafür mit Lehrgeld, einem zu billigen Firmenwagen, einer zu spät gezogenen Konsequenz bei einem Mitarbeiter und einer Vorkasse an einen Dienstleister, der kurz darauf insolvent war. Für die kommenden Jahre haben wir uns vorgenommen, Sie erstärkt als Berater in der Digitalisierung zu begleiten, mit regelmäßigen Vorträgen und Webinaren ab September und mit einem Team, das kaufmännisch und technisch gleichermaßen denken kann.

Wenn Sie über die Termine informiert werden möchten oder ohnehin gerade überlegen, ob Ihre IT-Betreuung noch zu Ihnen passt, schreiben Sie uns über das Kontaktformular. Wir schauen dann in einem Gespräch in Ruhe, ob wir zueinander passen, und zwar in beide Richtungen. Wenn Sie diesen Rückblick bis hierhin gelesen haben, bin ich da ganz guter Dinge, dass das etwas werden könnte.