Viele KMU verfügen weder über eine eigene IT-Abteilung noch über das Know-how, um externe Partner effektiv zu steuern. Deshalb werfen wir einen Blick darauf, welche IT-Dienstleistungen Langenfeld speziell für kleinere Unternehmen anbieten kann – und worauf es dabei wirklich ankommt.
Was soll gemacht werden – oder wie soll es gemacht werden?
Wenn Sie mit Ihrem Ehepartner Streit wollen, sagen sie ihm oder ihr am besten beides zusammen. Das sieht dann etwa so aus: „Wenn du gleich das Auto saubermachst, hol dir erstmal den Staubsauger und einen Eimer mit lauwarmem Wasser und etwas Seife. Dann fang‘ bitte vorne an, hol‘ erst die Fußmatten raus, dann saugst du, dann wischst du die Armaturen …“
IT-Unternehmen sind hier etwas leidensfähiger, aber beim Auto wissen Sie vielleicht, wie man es richtig macht. Bei der IT wissen Sie es nicht. Sie wollen aber dennoch ein Ergebnis erreichen. Dementsprechend sollten Sie sich darauf fokussieren, den Zielzustand zu beschreiben und die Details dahin dem IT-Unternehmen zu überlassen. Das könnte dann etwa so aussehen:
„Ich möchte eine wartungsarme Umgebung mit performanten Geräten, damit alle schnell und reibungslos arbeiten können. Außerdem möchte ich einen soliden, aber nicht übertriebenen IT-Schutz und ein funktionierendes Backup, dessen Wiederherstellbarkeit regelmäßig geprüft wird. Sagen Sie mir, wie Sie das umsetzen wollen und was Sie dafür brauchen.“
Haben Sie den Unterschied bemerkt? Sie definieren den Zielzustand (was) anstatt dem IT-Unternehmen zu diktieren, wie er seinen Job zu machen hat und über die Details das große Ganze zu vergessen (wie).
IT-Dienstleistungen Langenfeld: Break & Fix oder aktive Betreuung?
Break & fix (passiv)
Unter break & fix versteht man in der IT eine reaktive Betreuung, bei der Sie den Fehler erst bemerken, dann Ihren IT-Unternehmen anrufen und er dann ausrückt, um das Problem zu beheben.
Die Kosten für Ihre Ausfälle tragen Sie – die Behebung erfolgt nach Aufwand.
Da dies für den Dienstleister ein ungeplanter Auftrag ist, kann es zu zeitlichen Verzögerungen kommen. Ausfälle Ihrer IT und entsprechende Leerlaufzeiten Ihrer Mitarbeiter sind die Folge.
Dafür haben Sie ein hohes Maß an Kontrolle und Flexibilität – morgen können Sie einen anderen Dienstleister anrufen als heute, da Sie keine vertraglichen Bindungen haben. Sie haben aber auch die vollständige Verantwortung, da es keine Überwachung und keine Standards gibt.
Aktive Betreuung
In der aktiven Betreuung haben Sie einen Vertrag mit einem IT-Unternehmen, der Ihre IT betreut. Dieser Vertrag beinhaltet Wartung und Pflege Ihrer Systeme. Durch die hier eingesetzten Monitoring-Systeme bemerkt Ihr Dienstleister oft vor Ihnen, dass etwas im Argen liegt. In jedem Falle ist er aber am Zug, wenn es darum geht, Ihre IT am Laufen zu halten.
Da Ihr Dienstleister in dieser Form der Zusammenarbeit ein Interesse daran hat, seinen Aufwand gegenüber dem vereinbarten Fixpreis so gering wie möglich zu halten, wird es Ihnen, quasi als Nebenprodukt, eine möglichst stabile und wartungsarme IT zusammenstellen, von der Sie in der Hinsicht profitieren, dass Sie weniger Ausfälle und damit weniger Protuktivitätsverlust haben,
Vergleich: IT-Dienstleistungen in Langenfeld reaktiv vs. proaktiv
| Kriterium | Break & Fix | Aktive IT-Betreuung (Managed Services) |
| Kostenmodell | Nur bei Bedarf: Zahlung pro Einsatz (ad-hoc). | Monatliche Fixkosten, unabhängig von konkreten Problemen. |
| Kalkulierbarkeit der IT-Kosten | Unvorhersehbar – Kosten schwanken stark. | Planbar – feste monatliche oder jährliche Kosten. |
| Reaktionszeit | Variabel, oft verzögert, je nach Verfügbarkeit des Dienstleisters. | Vertraglich geregelte Reaktionszeiten (SLAs), oft mit 24/7-Support. |
| Ausfallrisiko | Hoch – Fehler werden erst bei Auftreten behoben. | Gering – proaktive Wartung verhindert viele Ausfälle im Vorfeld. |
| Sicherheitsniveau | Reaktiv – Sicherheitslücken können lange unentdeckt bleiben. | Proaktiv – regelmäßige Updates, Patches und Monitoring erhöhen Sicherheit. |
| Systempflege (Updates, Backups) | Muss manuell angefordert oder selbst durchgeführt werden. | Automatisiert und regelmäßig durch das Systemhaus durchgeführt. |
| Transparenz über Systemzustand | Eingeschränkt – oft nur rudimentäre Dokumentation oder keine Überwachung. | Volle Transparenz durch Monitoring, Reports und Dokumentation. |
| Abhängigkeit vom Anbieter | Geringe Bindung – freie Wahl bei jedem Vorfall. | Höhere Bindung an einen festen Partner durch laufenden Vertrag. |
| Kontrolle durch den Kunden | Hohe Eigenverantwortung, volle Kontrolle – aber auch Risiko. | Kontrolle teilweise abgegeben, Fokus auf Kerngeschäft möglich. |
| IT-Strategie und Beratung | Keine oder nur bei konkretem Problemfall. | Laufende Beratung, strategische Planung inklusive. |
| Gesamtkosten langfristig | Kurzfristig günstig, langfristig oft teurer durch Folgeschäden und Ausfälle. | Höhere Grundkosten, aber oft wirtschaftlicher durch geringere Ausfallzeiten. |
| Geeignet für | Kleine Unternehmen mit sehr geringem IT-Bedarf und hoher Fehlertoleranz. | Unternehmen mit geschäftskritischer IT und Bedarf an Stabilität. |
Letztlich müssen Sie sich drei Fragen stellen:
- Hat ein Ausfall Ihrer IT spürbare Konsequenzen auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter?
- Ist es in Ordnung für Sie, sich fest an einen Partner in der IT zu binden?
- Sind Sie bereit, sich durch höhere IT-Kosten eine höhere Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu erkaufen?
Wenn Sie die Fragen mehrheitlich mit „ja“ beantworten, ist die aktive Betreuung wahrscheinlich das bessere Modell für Sie, ansonsten eher „break & fix“. Dies ist nach unserer Erfahrung bei kleinen Unternehmen in Langenfeld oder Solingen durchaus unterschiedlich. Insbesondere sehr kleine Handwerksbetriebe mit 3 oder weniger Mitarbeitern im Büro können oftmals Ausfälle leicht kompensieren und setzen hier auf break & fix. Unternehmen, die mehrere Kräfte schwerpunktmäßig im Büro beschäftigen, sind in der Regel mit einer aktiven Betreuung durch die stabilere IT und die schnelleren Reaktionszeiten in der Regel besser aufgestellt.
Die Komponenten einer funktionierenden IT für KMU
Wartungs- und Updateservice
Sie machen die Windows-Updates? Prima, das ist gut. Aber machen Sie auch jedes Update von Adobe, Ihrem Virenscanner oder Ihrem Backupsystem? Damit Updates nicht nach dem Prinzip Zufall ablaufen, sollten Sie diese Ihrem Dienstleister übergeben. In der Regel haben IT-Unternehmen professionelle Tools, mit denen sie auch die Auslastung Ihrer Geräte im Blick haben und Alarme bekommen, wenn etwas ausfällt. Daneben kann Software für Benutzer bereitgestellt werden oder auch zentral ausgerollt werden.
Diesen Service sollten Sie sich unbedingt anbieten lassen. Er ist die Basis für eine stabile und sichere Umgebung. Alles andere funktioniert nach dem Prinzip „break & fix“, das Sie vermeiden sollten, wenn Sie Ausfallzeiten verhindern möchten – siehe oben.
Für Server
Server werden im Wartungsservice überwacht und regelmäßig auf dem neuestens Stand gehalten. Updatebezogene Probleme werden im Rahmen der Pauschalen gelöst. Sofern der Server ausfällt, erhält Ihr IT-Systemhaus einen Alarm und fährt im Zweifel zu Ihnen nach Langenfeld, Solingen oder Düsseldorf und behebt das Problem.
Für Clients
Clients laufen im Prinzip ähnlich wie Server, allerdings sind hier in der Regel die Updates automatisiert und die Alarme etwas defensiver, denn Sie wollen ja nicht, dass Ihr IT- Unternehmen Sie wegen Offline-Meldungen anruft, wenn Sie Ihren Rechner mal ausschalten.
Für Netzwerkgeräte
Netzwerkgeräte innerhalb Ihres Netzwerks sind ebenfalls ein möglicher Bestandteil eines Wartungsvertrags. Für unsere Kunden in Solingen, Langenfeld, Düsseldorf und Leverkusen sowie der Umgebung übernehmen wir beispielsweise in der Regel die Betreuung der gesamten Infrastruktur – ansonsten ergibt das Konzept an sich keinen Sinn, wenn nur ein Teil der Infrastruktur betreut wird und der Rest nach dem Prinzip Hoffnung läuft. Die Netzwerkgeräte in kleinen Unternehmen beinhalten häufig Komponenten wie NAS, Firewall, Router, Switche und USV.
Virenschutz
Alles, was geschützt werden kann, sollte auch geschützt werden, damit Schadsoftware sich nicht unbemerkt ausbreiten kann. Heute werden Virenscanner auch EDR (Endpoint Detection and Response) genannt. Das klingt schicker und komplexer, meint aber im Grunde dasselbe. Moderne Lösungen verfügen über ein Kontrollzentrum, in dem Ihr Dienstleister einen Gesamtüberblick über alle seine Kunden und all deren Geräte hat, ob diese nun in Langenfeld, Solingen, Hilden, Haan, Düsseldorf oder, wie bei unserem entferntesten Kunden, in Stockach am Bodensee stehen.
Achten Sie darauf, keine Freeware angeboten zu bekommen. Diese hat in der Regel einen eingeschränkten Funktionsumfang und wird im entscheidenden Moment versagen. Außerdem sollten die Virenscans automatisiert durchgeführt werden, Ihre Mitarbeiter werden da nicht zuverlässig dran denken.
IT-Dienstleistungen Langenfeld: Backup-Lösungen für Ihre Sicherheit
Brand, versehentliche (oder absichtliche) Löschung, Hackerangriffe – die Gründe für Datenverlust sind vielfältig. Denke Sie nur einmal daran, was Sie tun, wenn Ihre Daten weg sind – können Sie dann noch arbeiten? Was ist mit Belegen für das Finanzamt, aufbewahrungspflichtigen Unterlagen etc.? Ein Backup ist Ihre Versicherung gegen all dies. Sie können hier unterschiedliche Methoden nutzen oder kombinieren, beispielsweise mit Wechselmedien (Festplatten, die sie wechselweise mit dem Backup bespielen und dann wegschließen), NAS-Speichern (das sind kleine Mini-Server, die speziell für die Datenspeicherung hergestellt werden) oder Cloud-Sicherungen, um nur einige zu nennen.
Zur NAS möchte ich noch ein paar Worte verlieren: Mit dem richtigen Modell haben Sie eine kleine Allzweckwaffe in Ihrem Büro, mit der Sie viel machen können. Sie können sowohl Ihre Daten von Microsoft 365 (falls Sie das verwenden) sichern als auch Ihre lokalen Daten. Sie können für schnellen Datenzugriff die Daten auch als Netzlaufwerk direkt auf die NAS spielen und dann in Ihrem Unternehmensnetzwerk direkt auf die Daten zugreifen. Außerdem können Sie kleine Unter-Instanzen auf der NAS laufen lassen, auf der Sie dann Programme aufspielen, sofern diese nicht zu viel Rechenleistung erfordern. Denken Sie dann nur daran, dass Sie die Produktivdaten auf der NAS erneut sichern, beispielsweise in der Cloud.
Bei Backups geht man, in der einfachsten Ausbaustufe, nach dem 3-2-1-Prinzip vor. Es gibt mittlerweile komplexere Methoden, aber die erfordern auch mehr Ressourcen und Kompexität, weswegen wir uns hier bewusst erst einmal an das Basismodell herantasten.
3-2-1 bedeutet 3 Kopien, 2 Speichermedien, 1 Datenstand außerhalb des Standorts
Wenn Sie Microsoft 365 als Dateiablage verwenden, dann wäre mit einer NAS das Prinzip bereits erfüllt. Wir haben in der NAS, wenn sie richtig konfiguriert ist, immer ein RAID-System, das Daten redundant speichert, also 3 Kopien. 2 Speichermedien sind durch Cloud + NAS auch gegeben und ein Datenstand ist außerhalb des Standorts „Microsoft Cloud“.
Wenn wir einen Server vor Ort haben, ist die NAS nach der 3-2-1-Regel alleine nicht ausreichend, jedenfalls nicht, wenn sie ebenfalls im Büro steht. Diese könnte dann beispielsweise in einem Außenstandort oder beim Geschäftsführer zu Hause aufgestellt werden. Die Alternative hierzu wäre eine Cloud-Sicherung, die übrigens auch bei der Microsoft-Cloud funktioniert, sofern die Cloud-Sicherung in ein anderes Rechenzentrum geht als das Microsoft-Rechenzentrum.
Strategische IT-Beratung für KMU in Langenfeld
Stellen Sie sich vor, Sie bauen ein Haus. Da würden Sie sicherlich vorab eine Beratung in Anspruch nehmen. Warum? Damit die nachfolgenden Arbeiten zielgerichtet und strukturiert erfolgen. Gerade bei KMU sollte Beratung niemals Selbstzweck werden, dafür ist sie einfach zu teuer. Aber Beratung kann ein Werkzeug sein, um nachfolgende Aufgaben strukturiert und planvoll auszuführen, anstatt sich in Details zu verlieren und per Durchwursteln am Ende wenig Ergebnis für viel Geld zu produzieren.
Dafür sollte Ihr IT-Dienstleister, ob er nun in Monheim, Langenfeld, Düsseldorf oder Buxtehude sitzt, auch Beratungskompetenz haben. Lassen Sie sich den Consultant vorstellen. Macht er einen planvollen und strukturierten Eindruck? Arbeitet er erkennbar nach System? Falls ja, haben Sie gute Voraussetzungen für eine gute Beratung.
Schulung
Auch als KMU haben Sie Schulungspflichten, unter anderem im Bereich IT-Sicherheit. Nachvollziehbarerweise wollen Sie für ein gutes Ergebnis möglichst wenige Kosten investieren und die Zeit Ihrer Mitarbeiter nicht über Gebühr belasten. Lassen Sie sich von Ihrem IT- Unternehmen ein Konzept vorlegen, wie Sie diese Ziele erreichen können.
Der Klassiker sind natürlich vor-Ort-Schulungen für die IT-Sicherheit. Diese sind empfehlenswert, wenn Ihre Mitarbeiter alle an einem Ort sind und auch gut greifbar sind.
Für mehrere Standorte oder Remote-Arbeit empfiehlt es sich, die Schulung als Videokonferenz abzuhalten. Sollte Ihnen da zu viel Kontakt verloren gehen oder die wenn die Zeiten nicht übereinanderzubekommen sind, gibt es auch Möglichkeiten, die Mitarbeiter durch Online-Kurse zu schulen. Idealerweise passiert dies dann nicht per Blockunterricht, sondern in kleinen Häppchen, die immer wieder eingespielt werden. So bleiben die Mitarbeiter auch dauerhaft wachsam. Vergessen Sie in diesem Fall nur nicht, die Teilnahmen an den Schulungen auszuwerten und Fehlverhalten zu sanktionieren. Wir haben einen Kunden in Solingen, der hohe Qualitätsstandards aufgrund seiner Branche erfüllen musste, bei dem ein Großteil der Belegschaft die Schulungen trotz Anordnung komplett ignoriert hat, bis wir dies ausgewertet haben.
Cloud-Telefonie
Wenn Sie mit dem Auto unterwegs sind, schauen Sie sich mal insbesondere die Handwerker-Transporter an. Fast alle sind aufwändig beklebt. Oft finden Sie hier auch Kontaktdaten. Was denken Sie, wie viel Prozent der Handwerker geben vierstellige Summen dafür aus, dass die Autos schön aussehen, machen den Eingang von Aufträgen aber davon abhängig, ob der Chef hier und jetzt Zeit hat, einen Anruf entgegenzunehmen? Denn sind wir mal ehrlich – wenn Sie einen Handwerker nicht erreichen, dann rufen Sie doch den nächsten an, oder? Ich mache das jedenfalls so… und auf Handy haben viele Kunden auch keine Lust, weil ein in das Gerät gebrülltes „Hallo?“ nicht die Art ist, wie wir Kunden begrüßt werden wollen. Und überhaupt – was passiert eigentlich, wenn der Chef mal im Urlaub, krank, im Feierabend oder, Gott behüte, auf der Toilette ist und das Telefon klingelt?
Wenn Sie also sicherstellen wollen, dass Ihre Kunden Ihr Unternehmen (und nicht Sie persönlich) professionell begrüßt und deren Anliegen aufnimmt, kommen Sie an einer Telefonanlage nicht vorbei. Wenn Sie zudem noch überall über Ihre Festnetznummer erreichbar sein wollen, dann empfiehlt sich eine Cloud-Telefonanlage. Wir vertreiben in Langenfeld die Starface, aber es gibt viele weitere Anbieter, die ähnliche Features bieten.
Mit Anrufgruppen, Weiterleitungen und zeitgesteuerten Anrufbeantwortern sind Sie so professionell aufgestellt wie jeder Konzern – nur, dass bei Ihnen hoffentlich, wie bei uns auch, Service noch großgeschrieben wird und dementsprechend keine endlosen Warteschleifen entstehen.
Fazit: IT-Dienstleistungen Langenfeld gezielt auswählen
Für KMU sind gezielt gewählte IT-Dienstleistungen in Langenfeld ein echter Erfolgsfaktor. Statt auf Zuruf oder auf Basis einzelner Problemfälle zu agieren, sollten Sie gemeinsam mit einem erfahrenen Partner ein ganzheitliches Konzept entwickeln. Die wichtigsten Elemente sind dabei Wartung, Sicherheit, Datensicherung, Beratung und Schulung.
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