Warum es sich viele Unternehmen unnötig schwer machen
Es erscheint so naheliegend: Man nehme einen Prozess, der bisher nicht gut gelaufen ist und digitalisiere ihn, um die Probleme zu lösen. Fast immer endet dieses Vorgehen in einer Enttäuschung für die Beteiligten.
Warum ist das so und wie kann man es vermeiden?
Die folgenden 8 Punkte helfen euch bei der Digitalisierung eures Unternehmens
1.: Kann Digitalisierung mein Problem lösen?
Oftmals ist es nicht das Problem, dass der Prozess analog ist, sondern das Problem liegt im Prozessablauf. Dort kann Digitalisierung manchmal helfen, sehr oft aber auch nicht. Wenn wir beispielsweise Übergabeprotokolle für Arbeitsmittel digital ausfertigen, der Empfänger aber weiterhin physisch unterschreiben muss, geht die Lösung am Problem vorbei.
2.: Digitalkompetenz beachten und ausbauen
Was nutzt ein Tool, wenn es keiner bedienen kann? Für die Akzeptanz und damit auch letztlich für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten ist es wichtig, die Belegschaft nicht zu überfordern. Daher empfiehlt es sich, die niedrigschwelligeren Prozesse zunächst anzufassen, damit die Mitarbeiter mit den simpleren Abläufen vertraut werden statt gleich hochkomplexe Lösungen in Software zu gießen.
3.: Key-User ausbilden
Um Berührungsängste zu vermeiden, ist es hilfreich, sich einen oder zwei Mitarbeiter aus der betroffenen Fachabteilung auszuwählen und diese besonders nah an die neue Lösung heranzubringen. Die Key-User sollten auch Teil des Umsetzungsteams sein und dort Gestaltungsspielraum eingeräumt bekommen. Später im Live-Betrieb bilden sie die Brücke zwischen abstrakter Lösung und konkreter Umsetzung und durch ihre Involvierung im Entwicklungsprozess werden sie auch Werbung für den neuen Ablauf in ihrem Team machen.
4.: Auf bewährte Standards setzen
Der Anfang vom Ende ist oftmals der Wunsch, zu einem besonders frühen Zeitpunkt bereits den vorgegebenen Softwarestandard zu verlassen und Abläufe anzupassen. Hierdurch explodiert oft die Komplexität, das Projekt ist nicht mehr beherrschbar, generiert immer höhere Kosten ohne voranzukommen und wird irgendwann von der Unternehmensleitung beendet.
Daher sollte jede Abweichung vom Standard möglichst vermieden werden. Besser das eigene Unternehmen passt sich an als die Software.
5.: Den Prozesskontext beachten
Wenn wir Unterschriften digital einsammeln, das darunterliegende Formular aber weiterhin von Hand gebaut und hochgeladen wird, wird das nichts verbessern. Vorgänger- und Nachfolgerprozesse sowie andere Schnittstellen sollten beachtet werden. Wo kommen meine digitalen Daten her, wo gehen sie hin und wo interagieren sie mit anderen Daten? Nur bei Beachtung der gesamten Prozesskette kommen wir zu einem konsistenten Ablauf.
6.: Sich nicht einseifen lassen
Viele Berater und Anbieter von Lösungen versprechen perfekte, runde Abläufe, schnelle Lösungen und einfache Einführungen. Macht euch vor der Unterschrift unter dem Vertrag ein Bild davon, wie das alles ablaufen kann.
Vertriebsmitarbeiter, die Abschlüsse machen, weisen naturgemäß ungern auf potentielle Probleme hin. Umso wichtiger ist es hier, einen erfahrenen, unabhängigen Partner an seiner Seite zu haben, der diese Dinge sieht und intern anspricht.
7.: Pilotieren
Es gibt Prozesse, die müssen im Ganzen eingeführt werden. Für alle anderen gilt: Pilotieren. Testet erst in kleinem Umfang die Abläufe. So könnt ihr, wenn es noch nicht wie gewünscht funktioniert, schnell gegensteuern und im Kleinen anpassen. Viele Auswirkungen sieht man erst, wenn man sich wirklich praktisch mit dem Prozess beschäftigt.
8.: Nicht stehenbleiben
Projekt umgesetzt? Alle zufrieden? Super, dann macht ein Abschlussmeeting und besprecht die nächsten Schritte. Wo können wir weitermachen? Welche Möglichkeiten in anderen Unternehmensprozessen eröffnen sich durch die abgeschlossene Digitalisierung? Welche Lerneffekte haben wir, die wir anwenden können? Unsere Umwelt ist im stetigen Wandel, wenn wir in Bewegung bleiben, können wir uns am besten darauf einstellen.
Wo stehst du in deiner Digitalisierungsstrategie? Mittendrin oder noch ganz am Anfang? Was sind deine Herausforderungen?
Daniel
