Mailarchivierung – was muss ich beachten? 

Unternehmen sind verpflichtet, ihre Mails zu archivieren. Dies ist in der Praxis nicht immer bekannt, kann aber dennoch bei einer Buchprüfung zu Beanstandungen führen. 

 

Wichtig dabei: Es müssen nicht alle Mails archiviert werden, sondern nur diejenigen, die für Handelsgeschäfte und Besteuerungen relevant sind. Dies sind neben Rechnungen und Angeboten, die meistens bereits in entsprechenden Buchhaltungsprogrammen rechtssicher archiviert werden, vor allem Mails zur Geschäftsanbahnung und ähnliche Schreiben. 

Die Archivierung hat folgenden Grundsätzen zu folgen:  

Ordnungsgemäß 

Vollständig 

Zum frühestmöglichen Zeitpunkt 

Mit Original übereinstimmend und unveränderbar 

Mit Berechtigung einsehbar 

Wiederauffindbar und Reproduzierbar 

Für den gesamten Aufbewahrungszeitraum 

Über eine Protokollierung nachvollziehbar 

Bei Veränderung nachvollziehbar 

Auch nach einem Systemwechsel getreu der genannten Richtlinien 

 

Es gibt Lösungen auf dem Markt, die das alles anbieten. Wir verwenden beispielsweise Mailstore bei unseren Kunden, das neben den genannten Funktionen mit einer Suchfunktion aufwarten kann, die derjenigen von Outlook deutlich überlegen ist. Das Tool ist in Outlook integrierbar und relativ schnell implementiert. 

Mit einer Mailarchivierung können zudem überquellende Outlook-Postfächer entlastet werden. Dies ist ein leidiges Problem älterer Postfächer, in denen viele Anhänge verschickt wurden. Die älteren Mails werden sauber ins Archiv verschoben und sind dort dann aus Outlook heraus such- und aufrufbar. 

 

Sollte ich nun alle Mails archivieren?
Ganz klar nein. Personenbezogene Daten darfst du gar nicht archivieren. Diese Herausforderung umgehst du am besten, indem du deinen Mitarbeitern die private Nutzung des beruflichen Postfachs schriftlich untersagst und dir das auch entsprechend unterzeichnen lässt. Denke daran, deinen Kollegen vor der Einführung der Archivierung die Möglichkeit zu geben, eventuell noch vorhandenen persönliche Daten zu löschen. 

 

Solltest du Unterstützung bei der Einführung einer Mailarchivierung benötigen, kontaktiere uns, wir helfen dir gerne. 

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Daniel Heythausen

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